議事録作成の基本を押さえよう
議事録の目的とは？
議事録は、会議で話し合われた内容や決定事項を記録し、関係者に共有するための重要なドキュメントです。その主な目的は以下の3つです。
情報の記録と共有
会議の参加者が後から内容を振り返るための資料となり、欠席者にも情報を共有できます。
意思決定の明確化
会議での合意事項やタスク分担を明確にし、責任の所在を確認できます。
プロジェクトの進捗管理
次回の会議までに進めるべき事項を整理し、プロジェクト全体のスムーズな進行をサポートします。
議事録が正確で分かりやすく作成されていれば、関係者全員の認識が揃い、業務効率が向上します。
議事録作成で失敗しないための3つのポイント
議事録作成にはいくつかの落とし穴がありますが、以下のポイントを押さえることで失敗を防ぐことができます。
記録するべき内容を明確にする
会議の中で全ての発言を記録する必要はありません。重要なポイントや決定事項、次のステップに絞って記録することが大切です。
簡潔で分かりやすい文章を書く
長文や曖昧な表現を避け、箇条書きや見出しを活用して内容を整理します。
会議後すぐに仕上げる
記憶が新鮮なうちに議事録を完成させることで、内容の正確性を保つことができます。また、早めの共有によって関係者の行動を促進できます。
議事録の目的と基本ポイントを押さえることで、作成時の迷いや手間を大幅に減らすことが可能です。
事前準備が成功のカギ！作成時間を短縮する方法
会議前に押さえるべき情報整理術
議事録作成の効率化は、会議が始まる前の準備段階から始まります。以下の方法を実践することで、作成作業がスムーズになります。
会議のアジェンダを確認する
会議の進行内容を事前に把握し、どのポイントを議事録に含めるべきかを明確にします。
参加者の役割を把握する
発言者が誰であるかを記録する際に役立つため、参加者の名前や役職を確認しておきます。
過去の議事録を参照する
前回の会議内容や未解決の課題を確認しておくことで、今回の会議の流れを予測しやすくなります。
テンプレートを用意する
議事録のフォーマットを事前に用意しておくことで、会議中の記録作業が簡単になります。一般的なテンプレートには以下の項目を含めると良いでしょう。
- 会議名
- 日時
- 出席者
- 議題
- 決定事項
- アクションアイテム
テンプレートの活用で作業を効率化
テンプレートは、議事録作成の時間を大幅に短縮するための便利なツールです。以下のポイントを意識してカスタマイズすると、さらに効果的になります。
シンプルでわかりやすい構成
見出しを活用し、内容をセクションごとに分けて整理します。
事前入力可能な項目を設定
日付や参加者リストなど、事前にわかる情報をテンプレートに入力しておくことで、会議中の手間を省けます。
デジタルツールとの連携
Google DocsやMicrosoft Wordなどのオンラインツールを使うと、複数人でリアルタイムに編集が可能です。さらに、プロジェクト管理ツール（例：Notion、Trello）との連携もおすすめです。
テンプレートを最大限に活用することで、作業の効率を劇的に向上させることができます。
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議事録作成時間を70%削減した事例もあります。
会議中に議事録を簡単に取るテクニック
メモの取り方：聞き逃さないコツ
会議中のメモ取りは、議事録作成の土台となります。効率的なメモ取りのために、以下の方法を試してみてください。
発言の主旨を捉える
詳細な文言よりも、発言の目的や結論を優先して記録します。特に議題に直接関連する部分を聞き逃さないように注意します。
箇条書きを活用
発言を短く箇条書きにまとめることで、重要な情報を整理しやすくなります。
事前に作成したテンプレートに記録
用意したフォーマットに沿ってメモを取ると、後から内容を整理する手間が省けます。
発言を要約して記録する技術
会議中には多くの発言が飛び交いますが、全てを記録する必要はありません。以下のテクニックで要約力を高めましょう。
キーワードを抽出する
発言の中から重要なキーワードやフレーズを抜き出し、それを中心にメモを取ります。
結論や決定事項を優先
会話の流れを追うよりも、最終的な結論や決定事項を記録することが重要です。
頻出テーマを記録する
会議中に繰り返し話題になるテーマや課題は、議事録に記載する際の優先事項とします。
キーワードを使って記録を簡潔に
効率よく情報を記録するには、キーワードを効果的に活用します。
略語や記号を活用
例えば、「次回までのタスク」は「タスク-次回」と記載するなど、短縮表現を積極的に使います。
色分けやハイライトを使用
メモ段階で重要な部分を色分けしておくと、議事録作成時に役立ちます。
デジタルツールを活用
会議中にタイピングで記録する場合、検索機能が使えるデジタルノートを活用することで、後から情報を素早く確認できます。
議事録作成を効率化するおすすめのAI議事録作成ツール
AIを活用した議事録作成ツールは、会議中の内容を自動で記録し、効率的に議事録を作成できる便利なソリューションです。以下は、おすすめのクラウド型AI議事録作成ツールです。
AIミニッツ
高精度・高セキュリティでAIが議事録を作成するクラウド型システムです。議事録テンプレート機能でだれが書いても高品質な議事録が作成できる
Otter.ai
高精度の音声認識機能を備え、リアルタイムで文字起こしが可能です。自動要約機能やキーワード抽出機能もあり、議事録作成の負担を大幅に軽減します。
Rev AI
会議の音声をアップロードするだけで、高精度な文字起こしが可能です。多言語対応で、グローバルなチームでも活用できます。
Notta
日本語対応に優れており、音声をリアルタイムで文字起こしします。クラウドで管理できるため、チームでの共有も簡単です。
Zoom自動文字起こし機能
Zoomの内蔵機能を利用することで、会議中に自動で文字起こしが可能です。録画データとリンクすることで、発言内容を簡単に確認できます。
まとめ
効率的な議事録作成は、事前準備、会議中の記録、そして適切なツールの活用によって実現します。まず、アジェンダやテンプレートを準備することで、記録内容を明確化し、作業時間を短縮できます。会議中は、重要なポイントに絞って記録し、キーワードや箇条書きを活用することで情報を整理します。また、AIを活用したクラウド型議事録作成ツールを導入することで、記録作業の負担を軽減し、効率を大幅に向上させることができます。
正確でわかりやすい議事録は、プロジェクトの成功に直結します。本記事で紹介した方法やツールを活用し、チーム全体の業務効率を向上させてください。記録に時間を取られすぎず、本来の業務に集中できる環境を作りましょう。
