新入社員の皆さん、こんにちは！
「〇〇さん、この会議の議事録お願いね」
先輩や上司から初めてそう言われた時、ドキッとしませんでしたか？
「議事録って、そもそも何を書けばいいんだろう？」
「会議の内容を全部メモできるかな…時間がかかりそう…」
「間違っていたらどうしよう…」
そんな不安を感じている方も多いかもしれません。でも、大丈夫です！
この記事では、議事録作成の「そもそも」から、分かりやすい議事録を作るための基本ポイント、
そして、大変な作業を助けてくれる「AI議事録ツール」の活用法まで、分かりやすく解説していきます。
これを読めば、議事録作成への不安が軽くなり、スマートに業務を進める第一歩を踏み出せるはずです！
ステップ1：そもそも、なぜ議事録は大切なの？（目的を知ろう）
まず最初に、「なぜ議事録を作るのか」その目的をしっかり理解しましょう。議事録は、ただ会議の内容を書き留めたメモではありません。仕事を進める上で、とても重要な役割を担っています。
役割1：会議で決まったことの「証拠」になる
「言った言わない」を防ぐため、会議の内容を正確に記録します。
役割2：情報をみんなに伝える「共有ツール」
不参加者にも決定事項を正確に伝えることができます。
役割3：次にやるべきことを示す「道しるべ」
ToDoを明確にし、行動へつなげます。
役割4：後で確認できる「備忘録」
時間が経っても、正確な情報を確認できます。
このように、議事録は会議の成果を形にし、次のアクションにつなげるための重要なドキュメントなのです。
ステップ2：「良い議事録」の基本ポイントを押さえよう！
【まずは必須項目を記載！】
- 会議名：何についての会議か
- 日時：いつ行われた会議か
- 場所：どこで行われたか
- 参加者：誰が出席したか
- 議事録作成者：誰がこの議事録を作成したか
【分かりやすさのコツ】
- 結論から書く：決定事項を明確に
- 5W1Hを意識する：情報を整理し具体的に
- 決定事項とToDoを明確に：担当者と期限をセットで
- 簡潔にまとめる：要点を箇条書きで
【補足】
独自のフォーマットがある場合は、事前に確認しておきましょう。
ステップ3：議事録作成の「ここが大変！」を知っておこう
- 会議中の発言スピードが速い
- 専門用語や人名の聞き取りが難しい
- 録音の文字起こしに時間がかかる
- 要点をまとめるのが難しい
特に新人のうちは、会議の内容を理解しながらメモを取るだけでも大変ですよね。
ステップ4：AI議事録ツールが君の味方に！できることって？
近年、AI技術の進化により、議事録作成を強力にサポートしてくれるツールがたくさん登場しています。
【AI議事録ツールができること（例）】
- 自動で文字起こし：会議音声を自動でテキスト化
- 話者分離：発言者を識別して整理
- 要約機能：重要ポイントを自動抽出
- キーワード検索：過去の発言もすぐ検索
- 大幅な時間短縮：清書や文字起こしの負担軽減
（※搭載機能はツールによって異なります）
おわりに：AIを賢く使って、議事録作成の達人へ！
議事録作成は、ビジネスの基本であり、重要なスキルです。
AIを活用することで、効率的に、そして本質的な仕事に集中できます。
「議事録作成は大変…」というイメージから、「AIで効率的にできる！」という前向きな気持ちで、スマートな働き方をスタートさせましょう！
